Pilvimigraatio vapautti asiantuntijat tuottavaan työhön

Crasman on yritys, jonka oma väki osaisi tehdä käyttämiensä Atlassian-tuotteiden pilvimigraation itse. Siitä huolimatta se valitsi hyödyntää partneria.

Crasmanin Digital Solutions Director Olli Maksimainen kertoo, mitä oivalluksia avaimet käteen -projekti synnytti.

Jira Cloud mahdollistaa ITSM-toiminnallisuuksien hyödyntämisen läpi organisaation

Crasman on juuriltaan puhdas tekkitalo. Nykyään yritys on ennen kaikkea verkkokaupan asiantuntija ja strateginen kumppani, joka kehittää asiakkaidensa digitaalista liiketoimintaa laaja-alaisesti.

Viisi vuotta sitten Crasman oli jo vahvasti nykyisellä polullaan. Yritys kartoitti monipuolistuneisiin tarpeisiinsa sopivia projektinhallintatyökaluja: suunnittelijat, strategit, markkinointi ja myynti tarvitsevat työnsä tueksi erilaisia toimintoja kuin ohjelmistokehittäjät.

Voiton vei Atlassianin projektinhallintatyökalu Jira.

– Jiran mahdollisuudet ovat laajentuneet merkittävästi samalla, kun se ei ole menettänyt mitään alkuperäisistä ohjelmistokehitykseen suunnitelluista vahvuuksistaan, Olli Maksimainen perustelee valintaa.

Valinta oli oikea: työn tehokkuus parani jo ensimmäisenä vuonna ja kohosi entisestään parhaiden käytäntöjen muotouduttua.

Yksi Jiran vahvuuksista oli ja on räätälöitävät työnkulut. Työnkulut ovat arjen puurtamisen ydinprosesseja ja siksi Avoset perkasi ne huolellisesti pilvimigraation aloitustyöpajoissa.

Pilvimigraation plussat ja miinukset >>

Pilvi muuttaa Atlassian-työkalujen kulurakennetta

Pilvimigraatioprojekti alkoi keväällä 2021 kahdella työpajalla. Kumppanukset kävivät Avosetin asiantuntijoiden johdolla läpi Crasmanin asennuksen ja työnkulkujen erityispiirteet sekä kustannusarvion. Jiran lisäksi Crasmanilla on käytössä yrityksen sisäiseen käyttöön tarkoitettu Confluence-wiki.

Pilvimigraatiolla on oma kertaluonteinen hintansa, mutta sen lisäksi pilveen siirtyminen muuttaa Atlassian-tuotteista syntyvien kulujen rakennetta.

– Must have -listamme ensimmäinen vaatimus oli, että siirtymä ei häiritse tuotantoamme. Toiseksi edellytimme, että kustannukset säilyvät suunnilleen entisellä tasolla, Maksimainen summaa käyttöönoton päätavoitteet.

Atlassian Cloud -lisenssien vuosikustannukset ovat Server-lisenssiä kalliimmat. Katse pitääkin kääntää kokonaiskustannuksiin.

– Paljon näkymätöntä työtä jäi pois ja asiantuntijamme voivat käyttää ylläpitoon kuluneen ajan tuottavaan työhön.

Avoset on Atlassian Platinum Partner. Aseman vaatima tietotaito näkyy säästösarakkeessa.

– Saimme rehelliset suositukset tarpeisiimme sopivista lisensseistä, laajennuksista ja toimintatavoista. Ilman asiantuntija-apua olisimme astuneet pariin miinaan.

Migraation lisenssikulut esimerkin avulla >>

Pilvidatan voi pakottaa EU-alueen konesaliin jo perustasolla

Crasman vastaa isosta määrästä henkilötietoja. Atlassian-tuotteet täyttävät GDPR-vaatimukset, mutta Crasman sai toiveensa mukaisesti vielä enemmän.

– Nykyään jo perustason lisenssi mahdollistaa pilvidatan pakottamisen EU-alueella sijaitsevaan konesaliin, Maksimainen kertoo yrityksensä toiminnalle tärkeästä yksityiskohdasta.

Toinen Maksimaisen esiin nostama yksityiskohta ei ole kriittinen, mutta merkittävästi arkea helpottava: pilviversiossa käyttäjäautentikointi onnistuu käyttäjillä jo olemassa olevilla Google Workspace tunnuksilla. Se helpottaa sekä ylläpitoa että Atlassian-tuotteiden käyttämistä.

Nopea ja avoin viestintä mahdollisti aikataulussa pysymisen

Työpajojen ja suunnitelmien hyväksynnän jälkeen alkoi varsinainen työ. Aivan ensimmäisenä Avoset migratoi Crasmanin kaksi erillistä Jira Server -asennusta yhteen Server-asennukseen, josta siirto pilveen myöhemmin tapahtui.

Testimigraatiota seurasi viikon testijakso. Sen aikana Crasmanin tiimi tarkisti, että kaikki tiedot olivat siirtyneet pilveen ja toiminnallisuudet toimivat odotetulla tavalla. Kun kaikki mahdolliset sudenkuopat oli eliminoitu, oli varsinaisen migraation aika. Avosetin asiantuntijat tekivät siirron viikonloppuna ja Crasmanin väki jatkoi maanantaiaamuna töitään.

Viestinnällä oli suuri merkitys onnistumiselle.

– Viikkopalaverissa kävimme läpi isoja linjoja, yhteisellä Slack-kanavalla taas ratkoimme pienet pulmat saman tien.

Migraatioprojektin aikataulu piti eikä siihen ole tarvinnut palata sen koommin muutamaa pikkuviilausta lukuun ottamatta. Homma oli valmis kuukaudessa.

Seuraava yhteinen projekti keskittyy asiakaskokemuksen kehittämiseen

Neljän kuukauden Jira- ja Confluence Cloudin käytön jälkeen Crasman katsoo eteenpäin.

– Kehitämme yrityksemme asiakaskokemusta ja arvioimme parhaillaan Atlassianin Jira Service Management -tuotteen soveltuvuutta tarpeisiimme, Maksimainen kertoo.

Todennäköisesti Avosetin ja Crasmanin seuraava yhteinen projekti on siis Jira Service Management käyttöönotto.

– Yhteistyö sujuu, koska Avoset ymmärtää kaltaisemme yrityksen toimintatapaa ja tarpeita.