Jira keskeiseksi osaksi organisaation toimintaa

Avosetin ja VTT:n yhteinen taival on kestänyt jo pitkään, mutta vauhti kiihtyi toden teolla VTT:n aloittaessa kehittämään toimintaansa lean-menetelmillä n. 4-5 vuotta sitten. Ketterämmät toimintamallit vaativat myös oikeanlaisia prosesseja ja työkaluja niiden hallintaan – sellaisia kuin Jira Confluence.

VTT on yli 2000 työntekijän organisaatio, joka on määrätietoisesti siirtynyt kohti ketterämpiä toimintamalleja useamman vuoden ajan. Susanna Teppola, VTT:n Lead Lean Coach, kertoo kuinka Jira Confluencea pienessä IT-roolissa käyttänyt organisaatio muutti Jiran keskeiseksi osaksi toimintaprosessejaan.

”Olen ollut alusta asti mukana tässä meidän lean-matkassa, ja Avosetin kanssa aloitimme skaalaamaan Jiraa laajemmin koko talon käyttöön 3 vuotta sitten. Nykyään järjestelmä on osa ihan keskeisiä toimintaprosessejamme, ja olemme päässeet purkamaan raja-aitoja aiemmin hyvin funktionaalisesta organisaatiosta. Nyt meillä alkaa olla arvovirrat hyvin hanskassa ja asiat etenevät arvoa tuottaen, ei funktioiden mukaisesti,” Teppola kertoo.

Alkuunhan mekin olimme harjoittelemassa: vaikka työkalut olivat tuttuja käyttäjänä, eivät ne olleet sitä adminina. Kokeilun ja erehdyksistä oppimisen kautta hommat alkoivat kuitenkin etenemään reippaasti.

Yhteinen taival kehittää

Samalla kun VTT:n oma Atlassian-valmius on kasvanut ja organisaation toiminta on kehittynyt, on myös Avoset joutunut vastaamaan huutoon ja ottamaan yhä vahvemman roolin yhteistyössä.

”Kun tulin alussa mukaan, Avoset oli työkalu- ja projektikeskeisempi, pienen Jira-installaation ylläpitäjä, mutta nyt kun on tehty työtä pitkään yhdessä, on myös heidän näkemyksensä laajentunut. Nykyisin he ovat osa operatiivista ja strategista toimintaa ja tarjoavat laajasti apua kaikkeen. Avoset pystyy myös tarvittaesssa ottamaan konsultatiivisemman roolin mikä on hienoa. Laajempi näkemys antaa aina parempaa palvelua asiakkaalle,” Teppola sanoo.

”Koen itseasiassa tosi tärkeäksi, että Avoset pysyy aina askeleen meitä edellä. Meillä toiminta on sen verran laajaa, että erittäin arvokasta löytää kumppani, joka haistelee jatkuvasti uusia tuulia ja ehdottaa itse parannuksia nykyiseen.”

Avosetin rooli VTT:n kumppanina onkin nykyään varsin monipuolinen. Palvelumme ydin on edelleen pitää huoli, että palvelu pysyy pystyssä ja kriittiset asiat hoituvat napakasti pois päiväjärjestyksestä. Tämän lisäksi teemme VTT:lle projektikonfiguraatiota ja autamme skaalauksen vaatimassa käyttäjähallinnassa sekä integraatioissa muihin järjestelmiin.

”Ihan viime aikoina olemme saaneet myös arvokasta apua Avosetin applikaatio-osaajilta, kun on pitänyt saada uusiin toimintamalleihin Jirat pystyyn. He pystyvät ajattelemaan tätä hommaa yksittäisten projektien yli, eli portfoliotasolla,” Teppola vakuuttaa.

Voimavarana monipuolisuus

Avoset on kasvanut voimakkaasti viime vuosina. Tämä on tarkoittanut mahdollisuutta erikoistumiseen ja yhä vahvemman asiantuntijuuden ottamiseen tietyissä osaamisalueissa.

”Avosetissa on tosi monenlaisia tyyppejä, heiltä löytyy spesialisteja työkalun eri kulmiin ja se on hyvä: emme kuvittelekaan, että yksi ihminen osaisi tehdä kaiken. Päinvastoin, on arvokasta, että heillä on tarjota siihen useampi henkilö, jotta saadaan rikkautta hommaan ja kokonaisuudesta parempi.”

”Etenkin viime aikoina tämä proaktiivinen lähestyminen on lämmittänyt: Avoset kuuntelee mitä meillä on tulossa ja mitä haasteita mietimme. He tekevät ennakoivaa selvitystyötä, ja ainakin meille ihan tietyt ihmiset Avosetiltä ovat olleet hyvin arvokkaita. Konsultinhan ei tarvitse aina osata heti vastata johonkin –arvo on siinä, että seuraavalla kerralla kun nähdään, he ovat selvittäneet asian.”

”Nythän Avoset tarjoaa meille koulutuksiakin, mitä arvostamme paljon. Kumppanuus ei ole enää sitä yksittäisen Jira-instanssin perustamista, vaan laaja-alaisempaa. Se on hieno asia. Me jatkamme edelleen Avosetin kanssa töitä, meillähän Jira Confluencen rooli työkaluna vain vahvistuu,” Teppola päättää.

Tämä vakuutti:

”Teimme Avosetin kanssa portfoliot siten, että speksasimme yhdessä ja varmistin asiat aina heidän asiantuntijaltaan. Otimme tässä projektissa meidän sisäisen kehittämisen hallintaan ja rakensimme ohjausjärjestelmän sen ohjaamiselle. Meillä oli työkalunäkökulma, mutta keskityimme siihen miten se skaalataan yksittäisestä projektista portfolioon Jiralla,” Teppola kertoo.

”Työ oli yhteiskehittämistä, joka opetti puolin ja toisin paljon. Tässä toimittaja paneutui kunnolla siihen mitä yritimme saada aikaiseksi, eikä vain räiskinyt asioita valmiiksi. He siis miettivät kokonaisvaltaisesti sitä mitä yritimme saavuttaa.”

Haluamme auttaa!

Vapauta resurssit ydintekemiseen – me hoidamme käyttöönotot, ylläpidon, kehitystyöt ja tuotteiden päivitykset asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti