VTT on yli 2000 työntekijän organisaatio, joka on määrätietoisesti siirtynyt kohti ketterämpiä toimintamalleja useamman vuoden ajan. Susanna Teppola, VTT:n Lead Lean Coach, kertoo kuinka Jira Confluencea pienessä IT-roolissa käyttänyt organisaatio muutti Jiran keskeiseksi osaksi toimintaprosessejaan.

Haaste: Kohti tehokkaampaa toimintaa lean-menetelmillä

Avosetin (nykyisin osa Eficodea) ja VTT:n yhteinen taival on kestänyt jo pitkään: VTT alkoi kehittää toimintaansa lean-menetelmillä n. 4-5 vuotta sitten. Uudet ja ketterämmät toimintamallit vaativat myös oikeanlaisia prosesseja ja työkaluja niiden hallintaan – sellaisia kuin Jira Confluence.

Lean-kehityksen taustalla oli VTT:n havaitsema tarve kehittää organisaatiota ja sen toimintaa. Organisaatio oli aiemmin ollut vahvasti funktionaalinen ja yritys halusi raja-aitoja, tehostaa toimintaa ja tuottaa entistäkin enemmän arvoa asiakkaille.

Confluence oli VTT:lle osittain tuttu jo ennestään, mutta enemmän käyttö- kuin ylläpitoperspektiivistä. Osana muutosprosessia oli tarpeen laajentaa ja tehostaa Confluencen käyttöä ja saada kattavampi näkemys siitä, mihin kaikkeen työkalu venyy ja miten se voi optimaalisesti tukea uusia toimintamalleja.

Ratkaisu: Jira Confluence tukemaan toimintaa kokonaisvaltaisesti

”Kun tulin alussa mukaan, Avoset oli työkalu- ja projektikeskeisempi, pienen Jira-installaation ylläpitäjä, mutta nyt kun on tehty työtä pitkään yhdessä, on myös heidän näkemyksensä laajentunut. Nykyisin he ovat osa operatiivista ja strategista toimintaa ja tarjoavat laajasti apua kaikkeen. Avoset pystyy myös tarvittaesssa ottamaan konsultatiivisen roolin mikä on hienoa. Laaja näkemys antaa aina parempaa palvelua asiakkaalle,” Teppola sanoo.

Samalla kun VTT:n oma Atlassian-valmius on kasvanut ja organisaation toiminta on kehittynyt, on myös Avoset vastannut huutoon ja ottanut yhä vahvemman roolin yhteistyössä.

”Olen ollut alusta asti mukana tässä meidän lean-matkassa, ja Avosetin kanssa aloitimme skaalaamaan Jiraa laajemmin koko talon käyttöön 3 vuotta sitten. Nykyään järjestelmä on osa ihan keskeisiä toimintaprosessejamme, ja olemme päässeet purkamaan raja-aitoja aiemmin hyvin funktionaalisesta organisaatiosta. Nyt meillä alkaa olla arvovirrat hyvin hanskassa ja asiat etenevät arvoa tuottaen, ei funktioiden mukaisesti,” Teppola kertoo.

"Alkuunhan mekin olimme harjoittelemassa: vaikka työkalut olivat tuttuja käyttäjänä, eivät ne olleet sitä adminina. Kokeilun ja erehdyksistä oppimisen kautta hommat alkoivat kuitenkin etenemään reippaasti."

Avosetin rooli VTT:n kumppanina onkin nykyään hyvin monipuolinen. Palvelun ydin on edelleen pitää huoli, että Confluence pysyy pystyssä ja kriittiset asiat hoituvat napakasti pois päiväjärjestyksestä. Tämän lisäksi teemme VTT:lle projektikonfiguraatiota ja autamme skaalauksen vaatimassa käyttäjähallinnassa sekä integraatioissa muihin järjestelmiin.

Hyödyt: Voimavarana monipuolisuus

”Avosetillä on tosi monenlaisia tyyppejä, heiltä löytyy spesialisteja työkalun eri kulmiin ja se on hyvä: emme kuvittelekaan, että yksi ihminen osaisi tehdä kaiken. Päinvastoin, on arvokasta, että heillä on tarjota siihen useampi henkilö, jotta saadaan rikkautta hommaan ja kokonaisuudesta parempi.”

Avosetin proaktiivinen lähestyminen hankkeeseen on ollut VTT:lle mieluista.

Teppola kertoo: “Avoset kuuntelee mitä meillä on tulossa ja mitä haasteita mietimme. He tekevät ennakoivaa selvitystyötä, ja ainakin meille ihan tietyt ihmiset Avosetillä ovat olleet hyvin arvokkaita. Konsultinhan ei tarvitse aina osata heti vastata johonkin – arvo on siinä, että seuraavalla kerralla kun nähdään, he ovat selvittäneet asian.”

"Olemme saaneet myös arvokasta apua Avosetin applikaatio-osaajilta, kun on pitänyt saada uusiin toimintamalleihin Jirat pystyyn. He pystyvät ajattelemaan tätä hommaa yksittäisten projektien yli, ”eli portfoliotasolla,” Teppola vakuuttaa.

”Nykyään Avoset tarjoaa meille koulutuksiakin, mitä arvostamme paljon. Kumppanuus ei ole enää sitä yksittäisen Jira-instanssin perustamista, vaan laaja-alaisempaa. Se on hieno asia. Me jatkamme edelleen Avosetin kanssa töitä, sillä Jira Confluencen rooli työkaluna vain vahvistuu,” Teppola päättää.

”Koen itseasiassa tosi tärkeäksi, että Avoset pysyy aina askeleen meitä edellä. Meillä toiminta on sen verran laajaa, että erittäin arvokasta löytää kumppani, joka haistelee jatkuvasti uusia tuulia ja ehdottaa itse parannuksia nykyiseen.”